Co wziąć do notariusza? Dokumenty i dane

W zasadzie do każdej czynności notarialnej konieczne jest uprzednie uzyskanie przez strony rożnych dokumentów i podanie wcześniej notariuszowi niezbędnych danych – celem ustalenia stanu faktycznego i prawnego przedmiotu czynności, jak i dopuszczalności samej czynności. 

Co do zasady czynność notarialna jest dokonywana w kancelarii notariusza, ale w drodze szczególnego wyjątku może być dokonana także w innym miejscu, jeżeli przemawia za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności (np. stan zdrowia stron, czynności z udziałem wielu stron czy zebrania organów osób prawnych w ustalonych statutowo miejscach). Akt notarialny przed podpisaniem powinien być odczytany przez notariusza lub przez inną osobę w jego obecności. Na żądanie powinny być odczytane również załączniki do aktu. Oryginały aktów notarialnych nie mogą być wydawane poza siedzibą kancelarii. Wypisy aktu notarialnego wydaje się stronom aktu lub osobom, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, a także ich następcom prawnym. Wypis ma moc prawną oryginału. 

Jakie dokumenty trzeba dostarczyć do notariusza?

Umowa darowizny działki

  • numer księgi wieczystej nieruchomości, 
  • podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży/darowizny, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, odpis postanowienia spadkowego) – na podstawie której sprzedający nabył uprzednio nieruchomość, 
  • (*jeśli działka (działki) ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej) – wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej ; wypis z rejestru gruntów powinien obejmować wszystkie działki obecnie wpisane w księdze wieczystej, czyli też takie które nie są przedmiotem umowy, a wyrys z mapy może być tylko dla przedmiotowych działek), 
  • zaświadczenie wydane przez odpowiedniego Naczelnika Urzędu Skarbowego, z którego wynika, że podatek od spadków i darowizn został uregulowany – [*jeśli nieruchomość została nabyta w drodze dziedziczenia, zapisów, poleceń, zachowku, zasiedzenia (niezależnie od daty nabycia) bądź darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności (dokonanych po dniu 1 stycznia 2007 roku)], 
  • mapa z projektem podziału wraz z ostateczną decyzją zatwierdzającą ten podział (*jeśli nieruchomość lub jej część będąca przedmiotem umowy powstała z podziału/połączenia innych działek, ale zmiana ta nie została ujawniona w księdze wieczystej), 
  • wartość rynkowa działki/działek,

Umowa sprzedaży działki / działek

  • numer księgi wieczystej nieruchomości, 
  • podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży/darowizny, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, odpis postanowienia spadkowego) – na podstawie której sprzedający nabył uprzednio nieruchomość, 
  • wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej  (jeśli działka (działki) ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej – wypis z rejestru gruntów powinien obejmować wszystkie działki obecnie wpisane w księdze wieczystej, czyli też takie które nie są przedmiotem umowy, a wyrys z mapy może być tylko dla przedmiotowych działek), 
  • zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, 
  • zaświadczenie z którego wynika, czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty o inwentaryzacji stanu lasów, 
  • zaświadczenie, z którego wynika, czy nieruchomość znajduje się na obszarze rewitalizacji i obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji, 
  • zaświadczenie wydane przez odpowiedniego Naczelnika Urzędu Skarbowego, z którego wynika, że podatek od spadków i darowizn został uregulowany – [*jeśli nieruchomość została nabyta w drodze dziedziczenia, zapisów, poleceń, zachowku, zasiedzenia (niezależnie od daty nabycia) bądź darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności (dokonanych po dniu 1 stycznia 2007 roku)], 
  • mapa z projektem podziału wraz z ostateczną decyzją zatwierdzającą ten podział (*jeśli nieruchomość lub jej część będąca przedmiotem umowy powstała z podziału/połączenia innych działek, ale zmiana ta nie została ujawniona w księdze wieczystej), 
  • dokument z banku o udzieleniu kredytu oraz o ustanowieniu hipoteki – do celów wpisu hipoteki do księgi wieczystej, gdy zakup jest finansowany środkami pochodzącymi z kredytu hipotecznego, 
  • (*jeśli nieruchomość jest obciążona hipoteką i kredyt sprzedającego będzie spłacany z ceny sprzedaży) – promesę banku sprzedającego o aktualnym zadłużenie z tytułu kredytu i nr rachunku bankowego do wcześniejszej spłacie kredytu z informacją, że po jego spłacie bank wyda zgodę na wykreślenie hipoteki, 
  • (*jeśli nabywcą jest spółka) – umowa spółki a dodatkowo w przypadku spółki z o.o. bądź spółki akcyjnej – uchwała ze zgodą na nabycie nieruchomości, 
  • informacje transakcyjne co do treści umowy: cena i warunki jej płatności, nr rachunku bankowego, na który ma być dokonana płatność ceny, data wydania nieruchomości.” 
  • (*jeśli działka/działki są zabudowane budynkiem mieszkalnym) – świadectwo charakterystyki energetycznej dla budynku. 
  • (*jeśli działka/działki są zabudowane budynkiem mieszkalnym) – informację czy osoba nabywająca nieruchomość była wcześniej właścicielem innej nieruchomości gruntowej, lokalowej bądź uprawnionym z tytułu spółdzielczego prawa do lokalu” 

Umowa darowizny lokalu mieszkalnego

  • numer księgi wieczystej nieruchomości, 
  • podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży/darowizny, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, odpis postanowienia spadkowego) – na podstawie której sprzedający nabył uprzednio nieruchomość, 
  • zaświadczenie wydane przez odpowiedniego Naczelnika Urzędu Skarbowego, z którego wynika, że podatek od spadków i darowizn został uregulowany – [*jeśli nieruchomość została nabyta w drodze dziedziczenia, zapisów, poleceń, zachowku, zasiedzenia (niezależnie od daty nabycia) bądź darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności (dokonanych po dniu 1 stycznia 2007 roku)]” 
  • wartość rynkowa lokalu 

Sprzedaż lub darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

  • zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu, 
  • numer księgi wieczystej dla spółdzielczego prawa (jeśli została założona), 
  • podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży/darowizny, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, odpis postanowienia spadkowego) – na podstawie której sprzedający/darczyńca nabył uprzednio  prawo, 
  • zaświadczenie wydane przez odpowiedniego Naczelnika Urzędu Skarbowego, z którego wynika, że podatek od spadków i darowizn został uregulowany – [*jeśli prawo zostało nabyta w drodze dziedziczenia, zapisów, poleceń, zachowku (niezależnie od daty nabycia) bądź darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współuprawnienia (dokonanych po dniu 1 stycznia 2007 roku)], 
  • (*dotyczy sprzedaży) zaświadczenie wydane przez odpowiedni organ, z którego będzie wynikać, że w przedmiotowym lokalu nie ma osób zameldowanych na pobyt stały lub czasowy., 
  • (*dotyczy sprzedaży) informacje co do treści umowy: cena i warunki jej płatności, nr rachunku bankowego, na który ma być dokonana płatność ceny, data wydania lokalu, 
  • (*dotyczy darowizny) wartość rynkowa lokalu, 
  • informację czy osoba nabywająca była wcześniej właścicielem innej nieruchomości gruntowej, lokalowej bądź uprawnionym z tytułu spółdzielczego prawa do lokalu, 
  • (*dotyczy sprzedaży)  świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu (nie budynku)” 

Akt poświadczenia dziedziczenia

  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy, 
  • odpis skrócony aktu małżeństwa spadkodawcy, jeżeli małżonek pozostaje przy życiu, 
  • unieważniony dowód osobisty spadkodawcy, 
  • testamenty spadkodawcy (wszelkie w oryginalne, jeśli zostały sporządzone, także te odwołane), 
  • odpis skrócony aktu urodzenia spadkobierców, chyba, że nastąpiła zmiana nazwiska poprzez małżeństwo – wtedy odpis skrócony aktu małżeństwa spadkobierców, 
  • numery ksiąg wieczystych nieruchomości, które wchodzą w skład spadku, 
  • numer PESEL spadkodawcy, 
  • oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, jeśli były już składane. 

Oświadczenie o przyjęciu/odrzuceniu spadku

  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy, 
  • dane pozostałych spadkobierców ustawowych i testamentowych: imiona, nazwiska, imiona rodziców, adres zamieszkania (o ile są znane), 
  • dane o znanych testamentach (także zniszczonych i odwołanych) (o ile są znane),
  • informacje o osobach, które już przyjęły/odrzuciły spadek. (o ile są znane).

Testament

  • dane osób powoływanych do spadku (imię, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL), 
  • w przypadku zapisu zwykłego lub windykacyjnego – dane przedmiotu zapisu (jeśli przedmiotem jest nieruchomość – numer księgi wieczystej), 
  • opis innych żądanych rozporządzeń testamentowych.

Pełnomocnictwo

Dane pełnomocnika (imię, nazwisko, imiona rodziców i PESEL) oraz przedmiot pełnomocnictwa, czyli do czego upoważniają państwo pełnomocnika. Jeśli pełnomocnictwo dotyczy konkretnej nieruchomości – numer księgi wieczystej.

Umowa majątkowa małżeńska

  • odpis skrócony aktu małżeństwa bądź data zawarcia związku małżeńskiego 
  • dane osobowe stron.

Przed wizytą u notariusza przeczytaj:

Do każdej czynności w kancelarii notarialnej należy zabrać ze sobą przewidziany prawem dokument tożsamości – zwykle dowód osobisty bądź paszport, dla cudzoziemców jest to także karta pobytu. Przepisy także zrównały mDowód z tradycyjnym dowodem osobistym. Bez dokumentu tożsamości nie ma możliwości przeprowadzenia czynności u notariusza. Notariusz jest zobowiązany do stwierdzenia tożsamości osób stawających. Notariusz w akcie notarialny ma obowiązek podać dla każdego ze stawających – imię, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania i numer dokumentu tożsamości. 

Jeśli działają państwo w imieniu innej osoby jako pełnomocnik należy zabrać ze sobą wypis udzielonego pełnomocnictwa (oryginał, nie skan ani ksero). Pełnomocnictwo do czynności musi być udzielone w formie aktu notarialnego do dokonania czynności w takiej formie.  

W przypadku pełnomocnictw sporządzonych za granicą – co do zasady musza być sporządzone w formie aktu notarialnego w danym państwie, a w krajach gdzie nie ma formy aktu notarialnego (np. państwach anglosaskich) sporządzone z podpisem poświadczonym przez notariusza publicznego (notary public), ale wszystko zależy od formy jaka jest wymagana do danej czynności przez prawo obce lub zapisy umowy bilateralnej, o ile nie zastrzeżono że pełnomocnictwo podlega pod konkretne prawo danego państwa. Jeśli pełnomocnictwo zostało sporządzone w języku obcym konieczne jest jego przetłumaczenie przez tłumacza przysięgłego i przedłożenie tłumaczenia. Nadto co do zasady dla pełnomocnictwa zagranicznego do nabycia, zbycia bądź obciążenia nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego – konieczna jest jego tzw. „legalizacja”– najczęściej poprzez nadanie mu klauzuli apostille przez dany organ dla państw będących stroną konwencji Haskiej znoszącej wymóg legalizacji z dnia 5 października 1961 r. (dotycz większości państwa zachodnich). Albo jeśli państwo nie jest stroną tej konwencji (np. Kanada), legalizacji dokonuje właściwy konsul RP. Ponadto dla niektórych państw obowiązek legalizacji jest zniesiony na mocy umów bilateralnych (np. z Ukrainy, Litwy, Turcji, Włoch, Chin, Austrii, Czech, Estonii, Grecji, Łotwy, Słowacji czy Węgier). 

Notariusz w akcie notarialny ma obowiązek podać dla każdego ze stawających – imię, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania i numer dokumentu tożsamości.  Dla osób prawnych konieczna jest nazwa, adres siedziby i jej numer we właściwym rejestrze (jeśli dotyczy), w praktyce podaje się także nr NIP i REGON. Niezbędne jest także określenie osób uprawionych do reprezentacji osoby prawnej. Dla podmiotów, które nie podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, konieczne będzie przedłożenie dokumentów określających statut osoby prawnej, jej istnienie, osobowości prawną, odpowiednie dokumenty obejmujące zgody korporacyjne na dokonanie czynności oraz dokumenty powołania osób na funkcję reprezentacyjne osoby prawnej. Typowo dla spółek kapitałowych niezbędne są uchwały zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia na zbycie lub nabycie nieruchomości/prawa użytkowania wieczystego – o ile umowa/statut spółki nie wyłącza tego obowiązku. 

Notariuszowi należy także przekazać dane dotyczące stanu cywilnego stawających, a jeśli są małżeństwem i zawarli umowę majątkową – określenie jej treści oraz przekazanie jej wypisu. 

W przypadku czynności dotyczących nabycia, zbycia bądź obciążenia nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa, jak i również sporządzenia pełnomocnictwa do tych czynności – wymaga się aby stawający i mocodawcy nie mieli zastrzeżonych numerów PESEL w rejestrze zastrzeżeń numerów PESEL. W przeciwnym wypadku notariusz jest zobowiązany do odmowy dokonania czynności. Proszę zatem przed dokonaniem czynności upewnić się, że Państwa numer PESEL lub mocodawców nie został zastrzeżony ani nie złożono wniosku o jego zastrzeżenie. Najszybciej można tego dokonać w aplikacji mObywatel. 

W przypadku nabycia prawa w drodze dziedziczenia, zapisów, poleceń, zachowku, zasiedzenia (niezależnie od daty nabycia) bądź darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności dokonanych po dniu 1 stycznia 2007 roku, które ma być zbyte lub obciążone w akcie notarialnym lub w drodze dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym –  konieczne jest uzyskanie zgody naczelnika urzędu skarbowego albo zaświadczenia przez niego wydanego i potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku od spadków i darowizn, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia. 

Jeżeli osoba biorąca udział w czynności: 

  • nie zna języka polskiego oraz do czynności nie jest dołączony przekład na inny znany tej osobie język – konieczny jest udział tłumacza przysięgłego danego języka znanego tej osobie, 
  • jest głucha lub głuchoniema – notariusz jest obowiązany przekonać się, że treść czynności jest jej dokładnie znana i zrozumiała, z tym że notariusz może przywołać do czynności biegłego, 
  • jest niewidoma, głucha, niema lub głuchoniema – notariusz na życzenie takiej osoby powinien przywołać do czynności wskazaną przez nią zaufaną osobę; o powyższym notariusz powinien uprzedzić osoby zainteresowane, 
  • nie umie lub nie może pisać – powinna na dokumencie złożyć tuszowy odcisk palca, a obok tego odcisku zaś inna osoba wpisze imię i nazwisko osoby nieumiejącej lub niemogącej pisać, umieszczając swój podpis, 
  • może złożyć podpis jedynie w alfabecie nieznanym notariuszowi – należy stwierdzić, że jest to podpis tej osoby – co zwykle wymaga także udziału tłumacza przysięgłego danego języka. 

W przypadku czynności dokonywanych przez rodziców w imieniu małoletnich dzieci – co do zasady potrzebne są odpowiednio: odpisy skrócone aktów urodzenia dzieci oraz postanowienie Sądu opiekuńczego o zgodzie na dokonanie czynności przekraczającej zakres zwykłego majątkiem dziecka (jeśli dotyczy). A w razie czynności dokonywanych w imieniu osób ubezwłasnowolnionych: postanowienie Sądu o ubezwłasnowolnieniu, postanowienie Sądu opiekuńczego o ustanowieniu opiekuna/kuratora dla takie osoby, zaświadczenie Sądu opiekuńczego o ustanowieniu opiekuna oraz postanowienie Sądu opiekuńczego o zgodzie na dokonanie czynności. 

Częstą komplikacją jest nabycie własności lub prawa użytkowania wieczystego nieruchomości przez cudzoziemca (w tym spółki kontrolowanej prze cudzoziemców). Co do zasady wymaga to zgody Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w formie decyzji. Ale zwolnione od tego jest nabycie przez cudzoziemca lokalu mieszkalnego (ale już nie użytkowego) czy udziału (lokalu) garażowego na potrzeby mieszankowe. Ograniczenie to także nie dotyczy spółdzielczych własnościowych praw. Zgoda ministra jest także potrzebna w razie nabycia udziałów/akcji przez cudzoziemca w spółce, której przysługuje tytuł prawny do nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego, jeżeli miałaby się stać w wyniku tego kontrolowana przez cudzoziemców.  

Dla wszelkich dokumentów zagranicznych niezbędne jest przetłumaczenie ich przez tłumacza przysięgłego i przedłożenie tłumaczenia. Zagraniczne dokumenty urzędowe nie wymagają legalizacji. 

Często zdarza się, że w księdze wieczystej nieruchomości wpisane są wygasłe obciążenia czy ujawnione są dawne oznaczenia działek lub stanu własności – co wymaga przedłożenia dokumentów do uregulowania tych wpisów (np. zgoda bank na wykreślenie hipoteki, zgoda BGK na wykreślenie dawnej hipoteki, odpis skrócony aktu zgonu do wykreślenia prawa dożywocia, wykaz synchronizacyjny zmiany oznaczenia działek, decyzja podziałowa, decyzja rozgraniczeniowa, decyzja o zmianie nazwiska, wyrok rozwodowy, wypis aktu poświadczenia dziedziczenia lub postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku). W przypadku kobiet, które zmieniły nazwisko w wyniku zawarcia małżeństwa lub rozwodu, a są wpisane w księdze wieczystej na stare nazwisko lub posiadają jeszcze dokument tożsamości na stare nazwisko – odpowiednio odpis skrócony aktu małżeństwa lub wyrok rozwodowy. 

Wypisy z rejestru gruntów oraz wyrysy z map ewidencyjnych muszą być opatrzone klauzulą, że są przeznaczone do dokonywania wpisów w księgach wieczystych. Niedopuszczalne są uproszczone wypisy z rejestru gruntów. Wszelkie orzeczenia Sądów muszą zawierać klauzulę, że są prawomocne, zaś wszelkie decyzje administracyjne powinny zawierać klauzulę, że są ostateczne i prawomocne bądź ewentualnie trzeba uzyskać zaświadczenie organu, że decyzja jest ostateczna i prawomocna.